Inledande info

Med stöd av 9 kap 3 § i lag (2010:751) om betaltjänster (betaltjänstlagen) får Post-och telestyrelsen, PTS, förelägga företag som tillhandahåller platser för Kontantuttag eller Dagskasseinsättning att lämna de uppgifter som behövs för att PTS ska kunna utöva tillsynen. Dessa uppgifter ska på begäran av PTS lämnas till Tillväxtverket via Pipos-applikationen Kontantanalys. Utöver detta inhämtar Tillväxtverket även uppgifter om platser för Betalningsförmedling, vilka tillsammans med uppgifterna om platser för kontanttjänster används av PTS och länsstyrelserna i arbetet med Grundläggande betaltjänster. Uppgifterna om Betalningsförmedling lämnas på frivillig basis.

Uppgifterna om Kontantuttag, Dagskasseinsättning och Betalningsförmedling rapporteras alla in vid samma tillfälle via Kontantanalys.

Detta dokument går i detalj igenom de olika steg som de företag/kreditinstitut som ska lämna uppgifter om kontantuttag, dagskasseinsättning och/eller betalningsförmedling via Kontantanalys behöver ha koll på. Läs gärna igenom dokumentet och de delar som är relevanta för dig i lugn och ro innan du börjar arbeta, för att få en förståelse för hur Kontantanalys fungerar.

Väl inloggad finns även hjälpknappar vid alla fält direkt som kort förklarar vad som ska göras just där, sammanfattande instruktioner vid varje ny vy som hittas under knappen ’Information’ i toppmenyn (läs mer om det längre ner) samt hjälpfilmer.

← Klicka på dessa info-knappar som finns vid varje fält som ska fyllas i  

Tekniska frågor rörande inmatning och tillvägagångssätt, där svaren inte hittas hos något av ovanstående alternativ, hänvisar vi till Kontantanalys support. Övriga frågor gällande exempelvis regelverk, vilka som ska lämna uppgifter, tolkning av vad som menas med olika begärda uppgifter, tillsyn med mera hänvisas till PTS - maila dem på kontanttillsyn@pts.se alternativt läs mer på deras hemsida.

Bra att veta

• Kontantanalys är inte kompatibel med Internet Explorer. Använd därför en annan webbläsare, förslagsvis Chrome.
• För de som har väldigt många serviceplatser som ska uppdateras kan det vara en fördel att uppdatera sina uppgifter via maskinellt API. Är du intresserad av det alternativet kan du läsa mer här, du kan även kontakta anders.dahlgren@tillvaxtverket.se för frågor gällande API. Oavsett om du ska uppdatera via API eller manuellt behöver du anmäla en ansvarig för din organisation. Denna person får då möjlighet att styra över behörigheter till era uppgifter och därmed komma åt både det manuella gränssnittet och API. Läs därför avsnittet om hur man anmäler en ansvarig. Om ni har en sådan person sedan tidigare inlämningsperiod och den personen ska fortsätta ha den rollen behöver ni inte anmäla på nytt utan den personen loggar bara in som vanligt.

Aktuell inlämningsperiod

Nuvarande inlämningsperiod ska spegla läget per 1 september 2021 och pågår mellan 23 augusti - 3 september 2021 (för huvudmännen) samt 13 september- 24 september 2021 (för tillsynsobjekten). Veckan mellan 3 september och 13 september använder PTS för kvalitetskontroll och eventuella korrigeringar av inlämnade serviceplatser.

• Du som bara är huvudman lämnar uppgifter om och bekräftar er service mellan 23 augusti-3 september.
• Du som bara är tillsynsobjekt lämnar uppgifter om och bekräftar kopplingar till andra huvudmän mellan 13-24 september.
• Du som är både huvudman och tillsynsobjekt lämnar uppgifter om er service mellan 23 augusti-3 september samt om era kopplingar till andra huvudmän mellan 13-24 september. Du bekräftar sedan när du är klar med allt.

Testmiljö

Kontantanalys har en testmiljö där du som användare kan logga in på ett gemensamt användarkonto och testa dig fram utan att riskera att göra fel. Användaruppgifter till testmiljön skickas ut från Tillväxtverket. Saknar du användaruppgifterna kan du höra av dig till Kontantanalys support.

I testmiljön får du prova att logga in som handläggare för Testbanken AB och kan där se och hantera dina fiktiva serviceplatser och betaltjänster. De uppgifter som visas i testmiljön är alltså dummydata (påhittade uppgifter). De ändringar som görs i testdatabasen återställs varje dygn.

Definitioner

Nedan presenteras ett antal definitioner och förklaringar som kan vara bra att känna till när du arbetar i Kontantanalys.

Här hittar du även en film som övergripande beskriver hur Kontantanalys databas är uppbyggd.

Betaltjänster
Omfattar Kontantuttag, Dagskasseinsättning och Betalningsförmedling. I Kontantanalys benämns dessa tjänster som olika ”servicetyper”. 

Kontanttjänster
Avser servicetyperna Kontantuttag och Dagskasseinsättning, som är obligatoriska att rapportera in korrekta uppgifter om.

Huvudman
Avser den som råder över en viss service. Till exempel så är Bankomat huvudman för sina uttagsautomater, ClearOn är huvudman för sina betaltjänster hos ombud och Nordea är huvudman för de tjänster som utförs på deras bankkontor.

Tillsynsobjekt
Avser i detta dokument och i Kontantanalys de kreditinstitut och filialer till utländska kreditinstitut som enligt 1 kap. 1 § lag (2010:751) om betaltjänster är skyldiga att tillhandahålla platser för kontantuttag och platser för dagskasseinsättningar i betryggande utsträckning i hela landet.

Uppgifter
Uppgifter är samlingsordet för den information om service som ska rapporteras in via Kontantanalys.

Uppgifterna rapporteras in på tre nivåer:

Första nivån är Serviceplats
      På varje serviceplats kopplas en Servicetyp (eller flera)
         På varje servicetyp kopplas en Serviceform (eller flera)

Serviceplats
Avser den geografiska plats (adress) där en eller flera huvudmän tillhandahåller service.

Servicetyp
Avser den typ av service som en huvudman tillhandahåller på en serviceplats.

Tre olika servicetyper kan rapporteras in via Kontantanalys:

• Kontantuttag (obligatorisk att rapportera in):
  Servicetypen kontantuttag avser tillgänglig tjänst i form av permanenta inrättningar för kontantuttag, såsom uttagsautomater, instituts eller filialers kontor och livsmedelsbutiker (ingår inte i grundläggande betaltjänster), i vilka konsumenter kan ta ut kontanter från ett betalkonto med grundläggande funktioner i institutet eller filialen.
  
  
• Dagskasseinsättning (obligatorisk att rapportera in):
  Servicetypen dagskasseinsättning avser tillgänglig tjänst i form av permanenta inrättningar för dagskasseinsättningar, såsom insättningsautomater eller instituts eller filialers kontor, i vilka företag kan sätta in kontanter som härrör från verksamheten på ett betalkonto i institutet eller filialen.

• Betalningsförmedling (frivilligt att rapportera in):
  Servicetypen betalningsförmedling avser tillgänglig tjänst i form av permanenta inrättningar för betalningsförmedling såsom instituts eller filialers kontor, i vilka konsumenter kan betala räkningar.

Serviceform
Serviceform är det sätt som servicetypen (betaltjänsten) utförs på. Nedan anges de serviceformer som för närvarande kan rapporteras in i Kontantanalys. Serviceformerna kan komma att ändras över tid om nya tjänster utvecklas. Vänd er till PTS om ni tillhandahåller platser för kontanttjänster eller betalningsförmedling i en form som inte motsvarar någon av nedanstående alternativ.

Servicetypen Kontantuttag kan tillhandahållas genom följande serviceformer:

Uttagsautomat: Automat för kontantuttag
Bankkassa: Över disk hos bankkontor
Över disk hos ombud: Ombud som erbjuder kontantuttag till alla konsumenter eller där ett kreditinstitut eller annat företag har avtal som möjliggör kontantuttag för deras kunder

Servicetypen Dagskasseinsättning kan tillhandahållas genom följande serviceformer:

Servicebox: Servicebox som möjliggör insättning
Insättningsautomat: Insättningsautomat som möjliggör insättning
Bankkassa: Över disk hos bankkontor
Över disk hos ombud: Ombud som erbjuder dagskasseinsättning till alla företag eller där ett kreditinstitut eller annat företag har avtal som möjliggör dagskasseinsättning för deras kunder

Servicetypen Betalningsförmedling kan tillhandahållas genom följande serviceformer:

Bankkassa med kontanter: Bankkontor där man kan betala räkningar med kontanter i kassan
Bankkassa med konto/kort: Bankkontor där man kan betala räkningar via konto/kort i kassan
Över disk hos ombud: Ombud där man kan betala räkningar över disk

För varje serviceform på varje plats ska serviceuppgifter lämnas gällande den funktionella tillgängligheten i form av öppettider, avgifter, maxbelopp. Dessa uppgifter kan registreras på olika sätt beroende på vad du anser enklast; genom att skapa mallar som gäller för en serviceform på flera serviceplatser eller genom att sätta individuellt anpassade uppgifter på en viss serviceform på en viss serviceplats (se punkterna nedan)

Mallar
För att underlätta registreringen av öppettider, avgifter, maxbelopp och så vidare, går det att lägga dessa uppgifter i en mall som ska gälla för en serviceform på alla platser där serviceformen förekommer. 

Anpassade uppgifter
Anpassade uppgifter är individuella serviceuppgifter som du anger direkt i ett eller flera fält på en viss serviceform på en viss serviceplats. Till skillnad från mallarna gäller då bara de anpassade uppgifterna just där. Om du har en mall i grunden och sedan gör anpassningar på någon plats så skriver anpassningarna över mallen i de fält du anpassat. Mallar, om du använder såna, gäller alltså alltid i grunden medan anpassade uppgifter läggs ovanpå. Det är helt upp till dig om du vill använda bara mallar, bara ange anpassade uppgifter på varje plats eller köra en kombination av båda.

Modeller
Avser de uppgifter som tillsynsobjekten ska lämna kring vilka avgifter och maxbelopp som gäller för deras kunder när dessa använder en annan huvudmans tjänster. 

Ansvarig
Den person som organisationen utsett för att registrera och administrera den eller de personer som sedan ska agera handläggare (se nedan) i Kontantanalys. Ansvarig är även den som sedan slutgiltigt bekräftar när organisationens uppgifter om betaltjänster är uppdaterade och korrekta.

 
Handläggare
Den eller de personer hos en organisation som har fått i uppgift av ansvarig (se ovan) att logga in i Kontantanalys och uppdatera uppgifterna om organisationens betaltjänster. Kan även vara externa personer utanför organisationen som fått i uppdrag att utföra uppdateringen. Har man rollen som ansvarig är man även automatiskt handläggare.

Pipos
Geografisk plattform som Tillväxtverket förvaltar.

Kontantanalys
Webbaserad tjänst som är byggd på Pipos-plattformen och som innefattar inlämning och kontroll av information om kontanttjänster.

Instruktioner

Nedan presenteras en övergripande illustration över arbetsprocessen. Instruktionerna i resterande avsnitt går igenom mer detaljerat hur detta går till.

Komma igång

För att kunna logga in och börja uppdatera era uppgifter behöver först en ansvarig person i organisationen anmäla sig till Tillväxtverket och få ett användarkonto av Tillväxtverket. Denna ansvarige person kan sedan logga in i Kontantanalys och registrera handläggare. Handläggaren kan därefter logga in och börja uppdatera uppgifterna om era betaltjänster. Den som är ansvarig är också automatiskt handläggare och kommer åt att uppdatera uppgifterna direkt.

Anmälan av ansvarig person och registrering av eventuella handläggare

Dessa instruktioner är för dig som är ansvarig. Den som enbart är handläggare i Kontantanalys kan hoppa direkt till instruktionerna för handläggare. 

I PTS begäran till berörda aktörer om att lämna in uppgifter framgår att varje organisation ska utse en person som får agera ansvarig för organisationen i Kontantanalys. När er organisation utsett en person, och anmält denna till Tillväxtverket via Kontantanalys support, skapar Tillväxtverket en användare med personens e-postadress med rättighet att logga in i Kontantanalys.

Om du är ansvarig sedan tidigare och ska fortsätta vara det behöver du inte anmäla dig på nytt enligt ovan, utan du loggar bara in med de användaruppgifter du använt tidigare. Om däremot en annan person ska vara ansvarig istället för dig behöver ni kontakta supporten.

Som ansvarig är din främsta uppgift att registrera och administrera den eller de eventuella personer som ska kunna uppdatera uppgifter om era betaltjänster samt att slutligen bekräfta när uppdateringen av era uppgifter är helt klar. Dessa moment utförs i en administrationsportal som du som ansvarig har behörighet till när du loggar in i Kontantanalys.

När Tillväxtverket flaggat för att ditt användarkonto är redo går du in på Pipos webbplats pipos.se och klickar in dig på Kontantanalys sida (direktlänk: https://pipos.se/vara-tjanster/kontantanalys). Här klickar du på ’Logga in i Kontantanalys’. Första gången du ska logga in klickar du direkt på ’Glömt/skapa nytt lösenord’ för att byta till eget lösenord. Följ instruktionerna för byte av lösenord och använd sedan ditt nya lösenord för att logga in.

Väl inloggad får du först välja vilken roll du vill gå vidare som. Har du rollen som ansvarig har du även automatiskt rollen som handläggare och kan därför välja mellan dessa två. Om du vill gå vidare som ansvarig klickar du helt enkelt på den knappen. Du kommer få göra valet vilken roll du vill gå vidare som varje gång du loggar in i Kontantanalys. Går du till exempel vidare som ansvarig men sen vill byta till handläggare får du logga ut och sedan in igen och göra ett nytt val. Klicka här om du vill gå direkt till instruktionerna för handläggare. 

När du valt att gå vidare som ansvarig hamnar du i ett fönster med två flikar: ’Registrera handläggare’ och ’Bekräfta lämnade serviceuppgifter’. Du hamnar automatiskt på första fliken ’Registrera handläggare’ när du loggar in. Den andra fliken ’Bekräfta lämnade serviceuppgifter’ går du in på i ett senare skede när er organisation är färdig med inlämningen av uppgifter om era betaltjänster och då ska bekräfta detta.

Registrera handläggare

Om du vill att flera personer ska kunna komma åt att redigera era uppgifter klickar du på fliken ”Registrera handläggare” om du inte redan står i den. Du kommer då till två rutor: i den övre rutan kan du registrera handläggare som arbetar inom din organisation och i den nedre rutan kan du registrera externa handläggare utanför din organisation (till exempel konsulter eller liknande som fått i uppdrag av er att uppdatera era uppgifter). Här är det upp till dig om du vill arbeta själv i Kontantanalys och därmed inte registrera någon fler handläggare, eller om du vill att ni ska vara flera som kan arbeta med era serviceuppgifter.

Klicka på knappen ’Lägg till’ för att registrera en ny person som ska få behörighet att vara handläggare:

Vill du lägga till ytterligare en person som ska vara handläggare klickar du på ’Lägg till’ igen. Du kan lägga till en eller flera handläggare och du kan välja att ha bara interna, bara externa eller både och - detta är helt upp till er hur ni vill arbeta med uppdateringen av uppgifter.

Från och med att du sparat en handläggare kan personen logga in i Kontantanalys och börja jobba. Kom ihåg att du ansvarar för att ta bort handläggaren om personen slutar sin tjänst eller byter arbetsuppgifter.

OBS: Glöm inte att meddela personen när du registrerat denna som handläggare. Du behöver då tala om för personen vilket användarnamn du gett honom/henne, sedan får han/hon gå in och byta till eget lösenord precis som du själv fick göra. Handläggaren loggar in via samma knapp som du ('Logga in i Kontantanalys').

När/om du registrerat klart dina handläggare är det dags att börja uppdatera era serviceuppgifter i Kontantanalys. Detta gås igenom i kommande avsnitt.

När du/ni sedan är klar med uppdateringen av uppgifter och känner er nöjda bekräftar du som ansvarig detta i fliken 'Bekräfta lämnade serviceuppgifter'. Tydligare instruktioner om det hittar du i slutet av denna manual. Klicka här för att gå direkt dit. 

Instruktioner för handläggare i Kontantanalys

Dessa instruktioner är för dig som är handläggare.

När ansvarig i er organisation har registrerat dig som handläggare, eller om du är ansvarig och därmed automatiskt även är handläggare, så kan du logga in i Kontantanalys och uppdatera uppgifterna om din organisations betaltjänster. Gå då in på Pipos webbplats pipos.se och klickar in dig på Kontantanalys sida (direktlänk: https://pipos.se/vara-tjanster/kontantanalys). Här klickar du sedan på ’Logga in i Kontantanalys’. Första gången du ska logga in klickar du direkt på ’Glömt/skapa nytt lösenord’ för att byta till eget lösenord. Om du blivit registrerad av en ansvarig så anger du det användarnamn du fått av denne. Är du själv ansvarig använder du din mailadress som användarnamn (små bokstäver). Följ instruktionerna för byte av lösenord och använd sedan ditt nya lösenord för att logga in.

Det första du ser när du loggat som handläggare i Kontantanalys är en startsida med lite förklarande text samt en eller flera ingångar (Huvudman och/eller Tillsynsobjekt) att välja mellan beroende på vilken organisation du tillhör. Du kan även välja att lämna in dina uppgifter via ett maskinellt API. Det förutsätter att ni har någon som kan sätta upp en sådan teknisk miljö. Vill du läsa mer om API finns en länk till det på startsidan.

Vi kommer nedan att gå igenom de ingångar som är relevanta för dig som ska lämna uppgifter i Kontantanalys. 

Är du enbart Huvudman läser du instruktionerna i avsnittet nedan.

Är du enbart Tillsynsobjekt så kan du klicka här för att hoppa till avsnittet med instruktioner för vad som ska göras där.

Är du både Huvudman och Tillsynsobjekt läser du instruktionerna för båda. Börja då med instruktionerna för huvudmän nedan.

Ingången Huvudman

Här går du in om den organisation du ska rapportera uppgifter för är huvudman för någon av kontanttjänsterna som efterfrågas. 

Här kontrollerar/inlämnar/uppdaterar du de servicetyper med tillhörande serviceformer som ni erbjuder på olika serviceplatser. Du ser till att uppgifterna stämmer i antal, att serviceplatserna ligger rätt placerade geografiskt och att uppgifter om avgifter, öppettider, maxbelopp och tillträdeshinder är korrekta - för varje serviceform på varje serviceplats.

Startsidan för redigering av serviceuppgifter

När du valt ingången Huvudman möts du först av en lista till vänster och en kartbild till höger (klicka på bilden för att förstora):

I listan visas alla serviceplatser där det finns service som ni är huvudman för, i systemet. I kartan visas motsvarande serviceplatser som gröna punkter. Klickar du på en serviceplats i listan markeras motsvarande punkt i kartbilden och klickar du på en punkt i kartbilden markeras motsvarande rad för serviceplatsen i tabellen. När du markerat en serviceplats syns geografisk information om denna bredvid kartan under rubriken ’ Serviceplats’.

Toppmenyn

I toppmenyn uppe till höger finns ett antal knappar:

Mallar för flera serviceplatser– Beskrivs närmare längre ner.

Ladda ner data – Här laddar du ner en fil som visar vilka uppgifter som finns registrerade på er i nuläget. Beskrivs närmare längre ner.

Information – Här hittar du information och stöd om vad du ska göra i den aktuella vyn.

Hjälp – Här hittar du denna manual, hjälpfilmer, information om personuppgiftshantering samt support.

Logga ut – Här loggar du ut.

Kolumnen Notering

Det är bra att ha extra koll på kolumnen 'Notering' i listan. Där kan du nämligen se symboler vid de serviceplatser där du gjort individuella anpassningar av uppgifter gällande till exempel öppettider, avgifter eller annat (anpassade uppgifter gås igenom längre ner i instruktionerna) men också där det saknas uppgifter som du behöver fylla i. Kolumnen är sorteringsbar så du kan lista alla serviceplatser med symboler efter varandra, för enklare hantering. Den här kolumnen är till för att du som handläggare lätt ska få en överblick över vart du har gjort individuella korrigeringar men framför allt vart du missat att fylla i obligatoriska fält. Har du många serviceplatser med ofullständiga uppgifter kan det vara lämpligt att kontrollera om uppgifterna är samma för flera serviceplatser så de går att fylla i med hjälp av en mall, då slipper du gå in och fylla i uppgifter på var och en. Mallar gås igenom längre ner i instruktionerna.

Nedan ges en förklaring av de olika symbolernas betydelser. Du får även upp en förklaringstext om vad de betyder när du håller muspekaren över en symbol i kolumnen.
Serviceplatser som inte har någon symbol vid sig är fullständigt ifyllda (med en mall) och har inga individuella anpassningar i något fält. 

 Här finns ofullständiga uppgifter som behöver kompletteras.

Här finns ofullständiga uppgifter som behöver kompletteras. Det finns även individuellt anpassade uppgifter gällande öppettider, avgifter eller annat.

 Här finns någon eller några individuellt anpassade uppgifter gällande öppettider, avgifter eller annat.

Ladda ner lista med din organisations uppgifter

Det kan vara lämpligt att först av allt klicka på ’Ladda ner data’ uppe i högra hörnet.
Då laddas en fil ner med en lista på alla uppgifter som i nuläget finns registrerade gällande er service. Listan sorteras på serviceform (det vill säga listan visar en rad för varje serviceform, vilket innebär att en adress kan förekomma på flera rader). Från vänster till höger i filen visas adresser för serviceplatserna, vilken servicetyp som finns på platsen, vilken serviceform som finns för servicetypen och så vidare bort till uppgifter om öppettider, maxbelopp och så vidare. Ta dig tiden att titta igenom listan och försök förstå strukturen i den. 

Listan kan vara bra att ha som underlag för att få en överblick över de uppgifter som finns registrerade på er och om ni vill göra egna anteckningar som stöd i det fortsatta arbetet. Om du gör en ändring i era uppgifter och sparar och sedan laddar ner filen på nytt så är listan uppdaterad med dina ändringar. Därmed ser du alltid aktuell status där.

Hantering av serviceplatser

När du tittar i den nedladdningsbara listan eller skrollar i listan till vänster kanske du ser att det helt saknas någon serviceplats där ni erhåller service. Du kan du välja mellan två alternativ: Antingen så lägger du service på en befintlig serviceplats som finns i databasen (men inte i er lista då ni ännu inte har registrerad service där), eller så skapar du en ny serviceplats och lägger till er service där. Det är alltid bra att börja kolla första alternativet så riskerar det inte att bli dubbletter av samma plats. Skulle du ändå råka skapa en dubblett är det inget som påverkar ditt servicenät i Kontantanalys eller resultat vid senare granskning, men däremot kan det bli mer förvirrande att koppla sig till rätt plats i framtiden ju fler dubbletter som finns.

Det kan också hända att någon eller några av serviceplatserna i listan har en felaktig adress i Kontantanalys. Detta kan korrigeras på ett par olika sätt.

Instruktioner för att kontrollera dubbletter, för att skapa en ny serviceplats samt för att ändra adress på en befintlig serviceplats gås igenom mer noggrant nedan:

Kontrollera dubbletter vid skapande av ny serviceplats

Ibland kan vara så att serviceplatsen du vill lägga till redan finns i Pipos databas (men att din organisation inte har en service där, enligt Pipos register, och därmed syns den inte i er lista). För att undvika dubbletter är det därför bra att ta ytterligare hjälp av kartbilden och se om det ligger flera serviceplatser i närheten av den serviceplats du tänkt skapa:

Du kan antingen helt enkelt zooma i kartan till det område eller gata där din serviceplats ska ligga, eller så kan du ta extra hjälp av systemet och klicka på 'Ny serviceplats' och skriva adressen i fältet Adress. När du skriver en adress där kommer systemet ge dig olika förslag och du klickar helt enkelt på den adress som är korrekt. När du klickat på en adress dyker en röd prick upp i kartan där systemet menar att adressen ligger och du kan då zooma in och titta om det finns serviceplatser i databasen på samma plats som du istället kan använda.

Serviceplatser som finns i databasen men där ni inte har någon service kopplad visas som blå, smått genomskinliga, punkter i kartan (dessa punkter blir synliga när du zoomat in rejält). Ligger det en blå punkt väldigt nära den plats du tänkt skapa kan du hålla muspekaren på den blå punkten för att få upp information om platsen. Om det verkar vara samma plats som den du vill lägga till (till exempel en affär) kan du klicka på den blå punkten. Den geografiska informationen för punkten dyker då upp i fälten under rubriken ’Serviceplats’ bredvid kartan och därefter kan du klicka på ’Ny service’ och får då fylla i uppgifter om den service du vill lägga till på platsen (detta gås igenom längre ner). När du väl kopplat service till en den blå punkten så dyker den upp i listan till vänster som visar era serviceplatser.

Lägg till en ny serviceplats

Om du vill skapa en helt ny serviceplats klickar du på 'Ny serviceplats' och gör sedan på följande sätt:

OBS: När du fyllt i adressen kommer en röd punkt dyka upp i kartbilden som visar vart adressen ligger. 

Tips: Om adressen du söker inte kommer upp direkt som förslag när du skriver i Adress-fältet, försök då vara så tydlig som möjligt. Testa att skriva både gata, nummer och ort i Adress-fältet, till exempel "storgatan 4 enskede", så bör systemet hitta rätt och komma med rätt förslag. Klicka sedan på det rätta adressförslaget så fylls övriga fält i automatiskt. Om adressen ändå inte kommer upp kan det i sällsynta fall bero på att just den adressen inte finns med i adressregistret. Då kan du antingen skriva i Adress-fältet, Postnummer-fältet och Postort-fältet manuellt (alltså utan att välja något adressförslag) och sedan flytta muspekaren till kartan där du då kommer ha en blå punkt fäst vid pekaren som väntar på att placeras ut. Sedan zoomar du in till den plats där du vill placera den och klickar där. Koordinaterna ändras då automatiskt när du flyttar punkten men du behöver själv kontrollera att adress, postnummer och postort är korrekt.

Om adressen på en befintlig serviceplats är felaktig

När du tittar i den nedladdade listan eller skrollar i listan till vänster kanske du anser att adressen på någon serviceplats där ni har service är felaktig. Det kan handla om att siffran i adressen ska vara 4 istället för 7 eller att gatunamnet inte stämmer. Det är inte möjligt för dig att ändra i den geografiska informationen på en serviceplats då det kan finnas andra huvudmän som har service där (som inte syns för dig).  Däremot kan du ändra om du skapat serviceplatsen själv i systemet, den inte är skapad under något tidigare år och ingen annan användare har kopplat någon service dit.

Om du stöter på en adress som du anser är felaktig och du inte kan korrigera det själv har du följande alternativ:

1. Om det är uppenbart att Tillväxtverket har felaktiga uppgifter i Pipos-databasen sedan tidigare, det vill säga att adressen inte heller stämmer tidigare år utan att det måste ha skett något fel vid någon inmatning av uppgifterna: Skriv i rätt adress och tryck på 'Spara'. Det som händer då är att ett formulär dyker upp där du får skicka in ett ändringsförslag till Tillväxtverket, där du i så fall anger den rätta adressen och lägger till en kommentar om varför du vill ändra. Tillväxtverket får sedan ta ställning till och eventuellt flytta serviceplatsen till den nya adressen. Om det är andra huvudmän som har service på platsen får en bedömning göras huruvida en korrigering är möjlig. Du får återkoppling från Tillväxtverket så fort ändringen är genomförd.

2. Om det handlar om att det är ett kontor som fysiskt har flyttat från adress A till adress B så att den första adressen därigenom blir felaktig, så raderar du istället serviceplatsen helt (den försvinner då från er lista men är fortfarande kvar i Pipos allmänna databas) och skapar sedan en ny serviceplats med den nya adressen och lägger motsvarande servicetyper på den nya serviceplatsen.

Hantering av servicetyper

Om du har skapat en ny serviceplats och sparar denna kommer en ruta dyka upp som talar om att du måste lägga till minst en service.

Klicka på 'Ok' så dyker ett nytt fönster upp till höger om listan med ett antal fält som ska fyllas i. Detta fönster kommer du också till om du klickar på 'Ny service' när du markerat en befintlig serviceplats.

Du har nu lagt till en servicetyp med tillhörande serviceform/er på serviceplatsen. Dubbelkolla genom att klicka på plustecknet vid serviceplatsens namn i listan så dyker servicetypen nu upp nedanför. Klickar du på plustecknet även vid servicetypen så syns den eller de serviceformer du lade till på nivån under.

Hantering av serviceformer

När du lagt till en servicetyp på en serviceplats och angett vilket eller vilka sätt (serviceformer) denna kan utföras på, så ska du ange ett antal serviceuppgifter för varje serviceform. Det handlar om öppettider, avgifter, maxbelopp och eventuella tillträdeshinder.

Dessa uppgifter ska rapporteras in för de serviceformer som hör till kontantuttag och dagskasseinsättning. 
Tillvägagångssättet hur du redigerar dessa uppgifter är upp till dig. Har ni många serviceplatser är det rekommenderat att skapa en mall för varje serviceform där du fyller i uppgifterna- som sedan automatiskt läggs på alla platser där den valda serviceformen erbjuds av er. Därefter kan du gå in på enskilda platser och serviceformer och göra individuella anpassningar där om det behövs. Du kan också välja att bara göra individuella anpassningar och strunta i mallarna, det kan fungera bäst om du har få serviceplatser.

Skapa mall för flera serviceplatser

Om ni har många serviceplatser där avgifter, maxbelopp och kanske även öppettider är ganska samma, kan du med fördel börja med att göra en mall för att fylla i uppgifter för flera platser på samma gång:

En lista dyker upp där du kan se alla kombinationer av servicetyp + serviceform som går att skapa mallar för i systemet.

Tips: Vill du ha extra stöd om vad du ska göra här kan du klicka på ’Information’ uppe till höger i toppmenyn.

OBS: Ni erbjuder nödvändigtvis inte all den service som finns listad, så du behöver bara bry dig om den eller de servicetyper + serviceformer som ni har på era serviceplatser.

Klicka på den mall med servicetyp + serviceform som du vill fylla i. Några nya fält som du ska fylla i dyker då upp under listan. När du gör en mall kan du välja att lämna fält blanka om du inte vill att uppgifter från mallen ska fyllas i det fältet på alla platser där serviceformen förekommer. Utelämnar du något fält i mallen måste du dock se till att fylla i dessa uppgifter manuellt (det vill säga göra individuella anpassningar) på de enskilda platserna istället.

För Kontantuttag kan du fylla i följande fält:

För Dagskasseinsättning kan du fylla i följande fält:

När du sparat mallen så kommer de uppgifter du angav i fälten att fyllas på automatiskt på alla serviceplatser där du erbjuder den servicetyp och serviceform som du gjorde mallen för. Till exempel, om du gjort en mall med uppgifter om servicetypen Dagskasseinsättning med serviceformen Insättningsautomat så kommer dessa uppgifter automatiskt fyllas på för alla insättningsautomater som finns registrerade med er som huvudman.

Fortsätt att skapa en mall för varje serviceform som ni tillhandahåller (om du vill använda mallar till alla förstås).

När du fyllt i en eller flera uppgifter i ett mallformulär och sedan sparat så syns en liten bock intill mallen i kolumnen ’Ifylld’. På så sätt kan du hålla koll på vilka serviceformer du fyllt i malluppgifter för och inte.

Hur du tar bort en mall

Vill du ta bort en mall gör du på följande sätt:

Om du tar bort en mall för en serviceform, eller helt enkelt struntar i att fylla i en mall för serviceformen, så finns inga uppgifter om öppettider, avgifter, maxbelopp och så vidare kopplade till den, förutom på eventuella enskilda platser där du lagt in anpassade uppgifter, se nedan.

Sätt anpassade uppgifter på en serviceform

Öppettider och avgifter kan naturligtvis skilja sig mellan olika platser även om samma service tillhandahålls där, därmed är det förståeligt att du kanske inte kan skapa en mall som gäller för allt. Det du kan göra är att skapa en mall med de vanligaste öppettiderna och avgifterna för varje serviceform, eller lämna vissa fält blanka om du hellre vill det. Sedan kan du nämligen gå in på enskilda platser som avviker från mallen och göra individuella anpassningar för de serviceformer som finns där. Anpassade uppgifter skriver alltid över mallen som ligger i botten. Därmed kan ett bra tillvägagångssätt vara att börja med mallen och sedan finjustera vissa fält med anpassningar på enskilda serviceplatser.

För att sätta anpassade uppgifter gör du på följande sätt:

När du klickat på en serviceform dyker ett formulär med ett antal fält upp till höger där du ska fylla i/uppdatera uppgifterna om serviceformen på denna plats. Har du gjort en mall för serviceformen tidigare så ser du här de uppgifter som automatiskt fylldes i när du skapade mallen. Du kan nu ändra de uppgifter som inte stämmer med mallen på just den här platsen, eller fylla på om det är några fält som fortfarande inte fyllts i. Har du ingen mall sedan tidigare är alla fälten blanka och måste fyllas i.

För att lägga in en anpassad uppgift i ett fält klickar du på redigeringssymbolen vid fältet:

Fältet markeras då i blå färg vilket indikerar att fältet är en anpassning och du kan då skriva en uppgift/siffra i fältet.

Bilden nedan visar de uppgifter som ska fyllas i när du fyller i uppgifter för olika serviceformer av Kontantuttag:

Bilden nedan visar de uppgifter som ska fyllas i när du fyller i uppgifter för olika serviceformer av Dagskasseinsättning:

För den serviceform på den plats du just lagt anpassade uppgifter på har nu den eventuella tidigare mallen skrivits över på just denna serviceform och serviceplats och ersatts med de individuella anpassningarna. Detta gäller bara i de fält där du faktiskt gjort en anpassning. Fält du inte anpassat i kommer ha kvar mallens uppgifter (om du gjort någon mall).

Du ser vilka fält du gjort anpassningar i då de färgats blåa.

I kolumnen 'Notering' i listan till vänster, när du står i vyn där du ser alla serviceplatser, dyker en svart ikon med en bock upp bredvid serviceplatsen du redigerade i, som visar att det gjorts någon individuell anpassning där:
Om du har platser där en eller flera anpassade uppgifter finns men där det också finns fält som är ofullständigt ifyllda kommer en röd ikon med ett vitt kryss i synas i kolumnen 'Notering':

På detta sätt kan du lätt ha överblick över de platser där du har gjort någon individuell anpassning. Om du sorterar på kolumnen 'Notering' samlas dina platser med individuella anpassningar på rad för ytterligare bättre överblick.

Om du angett anpassade uppgifter för en serviceform på en serviceplats och senare skapar en mall för samma serviceform kommer mallen hamna under de tidigare anpassningarna. Om du vill ersätta anpassade uppgifter med uppgifter från en mall måste du rensa de anpassade uppgifterna först. Därför är det alltid bäst att börja med mallen, om du tänker använda en sådan.

Du kan naturligtvis välja att inte skapa någon underliggande mall alls och bara arbeta med anpassade uppgifter. Det som händer då är att du får gå in på varje serviceplats och varje serviceform som ligger där och göra dina individuella anpassningar. Detta alternativ fungerar bäst för mindre huvudmän som inte har så många serviceplatser.

Hur du tar bort anpassade serviceuppgifter på en serviceform

Om du vill ta bort individuellt anpassade serviceuppgifter kan du antingen klicka på kryssen vid det fält där en anpassad uppgift ligger. Du tar då bara bort den anpassade uppgiften i det fältet:

Vill du istället ta bort alla anpassade uppgifter i det formulär du står i klickar du på 'Radera anpassade serviceuppgifter'. Då rensas de anpassade uppgifterna för denna serviceform och serviceplats och ändras tillbaka till uppgifterna från den underliggande mallen (om det finns någon sådan för den aktuella serviceformen). Vill du även ta bort mallvärdena måste du gå in på mallen och ta bort uppgifter i den eller radera den helt. Finns ingen underliggande mall blir fälten blanka om du tar bort de anpassade uppgifterna.

Om du vill ta bort hela serviceformen klickar du in dig på servicetypen i trädvyn i vänstra tabellen (nivån ovanför serviceformen) och kryssar bort serviceformen i högra fönstret i fältet 'Serviceformer'. En lite tydligare beskrivning av detta hittar du längre ner.

Lägg till fler servicetyper på en serviceplats

När du är klar med en serviceplats och har lagt till både servicetyp/er och serviceform/er med tillhörande uppgifter om öppettider, avgifter, maxbelopp och tillträdeshinder, kanske du vill lägga till annan servicetyp på samma serviceplats. Ni kanske tillhandahåller både kontantuttag och dagskasseinsättning på samma plats, till exempel.

Markera då serviceplatsen igen (i trädvyn i tabellen eller i kartbilden) och klicka på ’Ny service’. Välj sedan den nya servicetypen som du vill lägga till och gå åter igenom de steg som beskrivs i avsnitten ovan. Du kan maximalt ha tre servicetyper på en serviceplats (kontantuttag, dagskasseinsättning och betalningsförmedling). 

Ta bort service

Det kan hända att ett av era bankkontor lagts ned, att en av era uttagsautomater tagits bort, att ni sagt upp avtalet med ett ombud eller att ni helt enkelt råkat skapa felaktig serviceinformation på en serviceplats – och därmed vill radera service.

Hur du tar bort en serviceplats

Om du vill ta bort hela serviceplatsen så markerar du serviceplatsen i trädvyn och klickar sedan på 'Radera serviceplats'. Det som händer då är att all underliggande information som är kopplad till serviceplatsen, det vill säga servicetyper och serviceformer med tillhörande uppgifter om öppettider, avgifter och så vidare också kommer raderas och serviceplatsen kommer försvinna från listan.

Hur du tar bort en servicetyp

Om du vill radera en servicetyp på en plats gör du på följande sätt:

En ruta kommer upp där du får bekräfta att du vill ta bort servicetypen. Där framgår också att underliggande serviceformer och serviceuppgifter också kommer tas bort:

Hur du tar bort en serviceform

Om det enbart är en viss serviceform du vill ta bort, till exempel om ni stängt ner en uttagsautomat på ert bankkontor men att kunden fortfarande kan gå till bankkassan, så markerar du servicetypen som serviceformen ligger under i trädvyn och tar bort serviceformen på följande sätt:

OBS: Om du råkar ta bort en servicetyp eller serviceform av misstag lägger du bara till dem igen.

När uppgifterna är uppdaterade

Du är klar med uppdateringen som huvudman när du kontrollerat att alla serviceplatser där ni tillhandahåller service finns med och ligger på rätt ställen, att rätt servicetyper ligger på rätt platser med rätt serviceformer samt att  korrekta uppgifter om öppettider, avgifter, maxbelopp och så vidare finns ifyllda på alla era serviceformer för kontantuttag och dagskasseinsättning. Ta gärna hjälp av textfilen som kan laddas ner, där aktuell status över platser och service alltid redovisas. Titta också i kolumnen 'Notering' i tabellen till vänster för att se om du missat att fylla i uppgifter någonstans.  Håll då utkik efter dessa symboler:

Om ni enbart är huvudman är det dags att bekräfta att ni är klar med inlämningen av era uppgifter. Detta görs av den person som har rollen som ansvarig och instruktioner om hur han/hon går tillväga finns här. Om denna person är någon annan än du, får du som handläggare kontakta ansvarig så att han/hon vet att det är dags att bekräfta att ni är klara. Notera att om din organisation även tillhör kategorin Tillsynsobjekt, och ska rapportera in uppgifter relaterat till detta, måste du göra det först, innan ni bekräftar era uppgifter. Följ i så fall instruktionerna i avsnittet nedan.

När ansvarig bekräftat att er organisation är klar så är ni helt färdiga.

Ingången Tillsynsobjekt

Här går du som handläggare in om den organisation du ska rapportera uppgifter för är ett av de kreditinstitut eller filial till utländskt kreditinstitut som enligt 9 kap. 1 § i betaltjänstlagen ska tillhandahålla kontanttjänster i betryggande utsträckning i hela landet. Här skapar du modeller innehållande uppgifter om service som andra huvudmän erbjuder men som era kunder kan använda.

När du valt ingången för tillsynsobjekt möts du av en lista. Den är tom första gången din organisation loggar in i Kontantanalys men fylls sedan på med de uppgifter du lägger in.  

Tips: Vill du ha extra stöd om vad du ska göra här kan du klicka på ’Information’ uppe till höger i toppmenyn.

Det du som tillsynsobjekt ska göra här är att registrera de maxbelopp och avgifter som gäller för era kunder som använder någon annan huvudmans tjänster.

Dessa så kallade modeller görs per serviceform och huvudman. När du sparat en modell för en serviceform och huvudman så kommer din organisation att kopplas till alla serviceplatser där den aktuella serviceformen erbjuds av den angivna huvudmannen. Därmed kommer dessa serviceplatser räknas in i ditt grundservicenät inför senare granskning.

Ha gärna koll på kolumnen 'Notis' där eventuella röda kryss indikerar att modellen saknar uppgifter i obligatoriska fält.

Lägg till en ny modell

Klicka på ’Ny modell’ (se ovanstående bild). En ruta dyker upp nedanför med fält som ska fyllas i:

När du valt vilken servicetyp modellen ska gälla för dyker ytterligare några fält upp nedanför som också ska fyllas i.

För Kontantuttag ska följande fält vara ifyllda:

För Dagskasseinsättning ska följande fält vara ifyllda:

Koppla modellen till alla platser eller till enskilda platser hos en huvudman

Om dina kunder kan använda den aktuella serviceformen på alla platser där den aktuella huvudmannen erbjuder servicen, till exempel om dina kunder kan använda alla bankomater hos Bankomat eller alla serviceboxar hos Loomis, så räcker det att du anger huvudmannen i fältet 'Huvudman' och låter det sista fältet 'Här finns möjlighet att bara koppla sig till specifika serviceplatser (Om inget val görs tas alla platser med)' vara tomt. Det som händer då är att modellen kopplas till alla platser med serviceformen som huvudmannen har registrerat i Kontantanalys. Även serviceplatser som huvudmannen lägger till i ett senare skede kommer då automatiskt kopplas till din modell.

Om dina kunder däremot enbart kan använda serviceformen på vissa av huvudmannens platser kan du nyttja fältet 'Här finns möjlighet att bara koppla sig till specifika serviceplatser (Om inget val görs tas alla platser med)'. Du anger då först längre upp i formuläret vilken huvudman, servicetyp och serviceform du vill göra modellen för. Sedan kan du direkt i fältet börja söka på namn eller adress till serviceplatsen du vill koppla till modellen och systemet kommer då att ge dig platsförslag på den eller de serviceplatser det hittar hos huvudmannen som motsvarar din sökning. Klicka på det platsförslag som är korrekt så kopplas den serviceplatsen till din modell:

Du kan också klicka på den lilla pilen i fältet för att få upp en lista på alla serviceplatser som finns registrerade på huvudmannen:

OBS: Om du använder fältet för att bara koppla dig till specifika serviceplatser så kommer eventuella nya serviceplatser som huvudmannen lägger till senare inte att automatiskt komma med i modellen. Om dina kunder kan nyttja servicen på även dessa nya platser måste du själv aktivt lägga till dem i din modell senare.

När modellerna är uppdaterade

Ni är klara med uppdateringen som tillsynsobjekt när ni kontrollerat att ni har skapat modeller för alla huvudmän och serviceformer där era kunder kan nyttja service.

Om din organisation enbart är Tillsynsobjekt och inte Huvudman (det vill säga att ni inte har några egna platser för service) är det dags att bekräfta att ni är klara med inlämningen av era uppgifter. Detta görs av den person som har rollen som ansvarig och instruktioner om hur han/hon går tillväga finns här. Om denna person är någon annan än du får du som handläggare kontakta ansvarige så att han/hon vet att det är dags att bekräfta att ni är klara.

Om din organisation också är Huvudman (det vill säga att ni har egna platser för service) så måste ni se till att även dessa uppgifter, som rapporteras in under ingången Huvudman, är färdiga - innan ni bekräftar era uppgifter. Följ i så fall instruktionerna för inrapportering som huvudman i tidigare avsnitt.

När ansvarig bekräftat att er organisation är klar så är ni helt färdiga.

Slutför uppgiftslämningen 

Dessa är instruktioner för dig som är ansvarig. Den som enbart är handläggare i Kontantanalys behöver inte läsa dessa instruktioner.

När du/ni är klara med inlämningen av era betaltjänster så ska detta bekräftas. Bekräftelsen måste göras innan sista datum på inlämningsperioden. Detta är ansvariges uppgift.

Då går du som är ansvarig in och klickar på fliken ’Bekräfta lämnade serviceuppgifter’:

Om du har ofullständiga uppgifter, som i exemplet ovan så kommer du inte kunna bekräfta utan behöver gå tillbaka till handläggarvyn och kontrollera vad som missats och rätta det. När du ska korrigera fel i handläggarvyn kan du ta hjälp av kolumnen 'Notering' där ofullständiga uppgifter indikeras med röda symboler. Läs mer om det här.

Om du inte missat att fylla i några uppgifter kommer Bekräfta-knappen längst ner vara klickbar:

Om du bekräftat av misstag eller kommer på att ni måste komplettera uppgifterna i efterhand så får du kontakta PTS eller Kontantanalys support.

När du som ansvarig klickat på 'Bekräfta' så har du bekräftat för PTS att ni är färdiga med era uppgifter för denna inlämningsperiod.